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Ein Dokumentenmanagementsystem ist mehr als nur eine Ablage digitaler Dokumente

Akten, Ordner, einzelne Papierseiten - das alles ist dank der Digitalisierung weniger geworden. In diesem Zusammenhang fällt auch immer wieder der Begriff des Dokumentenmanagements (DMS), was nicht die einfache Digitalisierung von Dokumenten umfasst, sondern einige Schritte weitergeht. Was aber macht eine gute DMS-Software eigentlich aus? Welche Anforderungen sollte ein DMS erfüllen?

Dokumentenmanagement ist nicht die simple Ablage digitaler Dokumente in irgendwelchen Ordnern. Vielmehr geht es darum, die digitalisierten Dokumente zu organisieren und so in den Workflow des Unternehmens zu integrieren, dass es einen echten Mehrwert für das Unternehmen hat.

Eine entsprechende DMS-Software sorgt dafür, die Dokumente so zu organisieren, dass sie einfach und schnell verfügbar sind. Dazu gehört unter anderem auch Informationen aus den Dokumenten zu ziehen, die für das spätere Wiederfinden nützlich sind. Das gilt für die verschiedensten Arten von Dokumenten: ein Schriftwechsel, ein Vertrag, oder auch eine Rechnung. Dabei werden die entsprechenden Dokumente mit Attributen versehen, so wie in einer Bibliothek mit Schlagwörtern gearbeitet wird. Die digitalen Attribute sind allerdings wesentlich umfassender, flexibler und detaillierter. So wird in letzter Konsequenz natürlich auch das Auffinden eines Dokumentes deutlich erleichtert – ein großer Vorteil bei Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems.

Ein Dokumentenmanagementsystem kann aber viele weitere Vorteile bringen. Sobald klar ist, mit welchem Ziel ein DMS in den Unternehmensworkflow integriert werden soll, ergeben sich daraus bestimmte Anforderungen an das Dokumentenmanagementsystem. Zu den wichtigsten Anforderungen an eine DMS-Software zählen unter anderem:

• Geringer Suchaufwand
• Einfache Bedienbarkeit
• Einfache Erfassung von Belegen
• Zentrale, sichere und übersichtliche Ablage von Dokumenten
• Revisionssichere und GoBD-konforme Aufbewahrung
• Einbezug von Geschäftsprozessen
• Standortübergreifender Zugriff auf Dokumente

Ein digitales DMS ist ähnlich aufgebaut wie der bekannte Aktenschrank. In beiden finden sich Akten, Kundenakten, Lieferantenakten, Projektakten und viele mehr. Hierin sind sämtliche Dokumente zum jeweiligen Kontext zentral zusammengefasst. Das können eingescannte Briefe, E-Mails, Ein- und Ausgangsrechnungen, Verträge oder einfacher Schriftverkehr sein. Auch hier spielt eine DMS-Software wieder seine Vorteile aus. Eine elektronische Akte kann sich aus vielen verschiedenen Unterakten zusammensetzen und bleibt dennoch übersichtlich. Physikalisch ist das schlicht unmöglich. Und was noch viel besser ist, ein bestimmtes Dokument kann in zahlreichen digitalen Akten enthalten sein, und ist dennoch nur einmal im gesamten DMS vorhanden. So ist auch sichergestellt, dass den Nutzern in allen Akten immer das aktuelle Dokument zur Verfügung steht. Versuchen Sie das mal im Dateiverzeichnis.

Ein weiterer Vorteil einer DMS-Software ist, dass Dokumente zentral abgelegt werden. Dadurch sind sie für jeden, jederzeit und überall verfügbar. Natürlich nur, wenn er für das jeweilige Dokument eine Zugriffberechtigung besitzt. Diese Berechtigungen können in einem Dokumentenmanagementsystem sehr granular eingestellt werden. Wenn neue Dokumente im System abgelegt werden, unterstützt das DMS den Nutzer direkt dabei, für das Dokument passende Bezeichnungen und Attribute zu vergeben.

Ein digitales Dokumentenmanagementsystem verwaltet Dokumente nicht einfach nur, es unterstützt zudem die geschäftlichen Abläufe in einem Unternehmen oder einer Organisation. Wie früher eine Akte mit dem Aktenwagen von Sachbearbeiter zu Sachbearbeiter transportiert wurde, steuert ein DMS die Abläufe über digitale Workflows – in dem es die zu bearbeiteten Dokumente zum richtigen Zeitpunkt, an den richtigen Bearbeiter, oder ganz automatisch auch an seine Vertretung, weitergibt.

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