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Rechnungen digitalisieren und Prozess optimieren

Trotz der voranschreitenden Digitalisierung ist für viele Unternehmen die elektronische Rechnungsverarbeitung noch keine Selbstverständlichkeit. Ein Grund dafür ist, dass die einfache Digitalisierung von Rechnungen nicht reicht, sondern der ganze damit verbundene Prozess optimiert werden muss. Wer hier falsch ansetzt, setzt den Erfolg einer elektronischen Rechnungsverarbeitung auf das Spiel. Allerdings bringt ein gut geplanter, digitalisierter Rechnungsprozess enorme Vorteile.

Eigentlich ist die Sache einfach:
Rechnungen digitalisieren, zentral ablegen und für die berechtigten Interessensgruppen zugänglich machen. Doch was steckt dahinter?

In einer zentralen Anlaufstelle werden alle eingehenden Rechnungen aufgelistet. Hier werden neben den entsprechenden Meta-Angaben auch Prozessinformationen bereitgestellt. Welcher Mitarbeiter bearbeitet die Rechnung gerade? Welcher Abteilung ist die Rechnung zugeordnet? Welche Rechnungen belasten welches Budget? Welchen Einfluss haben die Rechnungen auf das aktuelle Cash-Management? Diese ganzen Punkte tragen zu einem optimierten Überblick und einer erhöhten Transparenz bei.

Ein weiterer großer Vorteil der elektronischen Rechnungsverarbeitung ist die automatische Erkennung von Rechnungsinhalten. Der lästige Aufwand, die Rechnungsinhalte manuell zu erfassen entfällt damit und führt zu mehr Effizienz und Ressourcen. Kein händisches Eintragen von Informationen in das ERP-System – alles sekundenschnell, digital und automatisiert.

Auch die automatische Zuordnung von eingehenden Rechnungen und zuständigen Bearbeitern führt zu einer Zeitersparnis. Die digitalen Dokumente werden schnell in die jeweiligen Workflows der Mitarbeiter eingebunden.

Des Weiteren besteht die Möglichkeit, Rechte und Vorgaben zu definieren, um so die Sicherheitsauflagen einzuhalten. Das betrifft beispielsweise das Festlegen von Betragsgrenzen für die Freigabe einer Rechnung oder ein verpflichtendes Vier- oder Mehr-Augenprinzip. Auch die Zugriffsrechte auf einzelne Rechnungen oder Rechnungsgruppen können individuell festgelegt werden.

Sicherlich existieren auch Hemmnisse, die eine Einführung einer elektronischen Rechnungsverarbeitung erschweren. So existieren in den meisten Unternehmen klare und dokumentierte Regeln, wer wofür verantwortlich ist und wer was freigeben darf. Auf den ersten Blick bietet es sich an, diese Vorgaben als Grundlage für das Konzept und die anschließende Einrichtung des Workflows zu verwenden. Doch nicht selten wird später dann festgestellt, dass die Regeln nur noch theoretisch existieren und sich längst eine andere gelebte Praxis eingestellt hat.

Eine weitere Problemstellung besteht darin, dass die Kenntnisse über den bestehenden Ablauf im Unternehmen oft unterschiedlich ausgeprägt sind. Das fehlende Wissen zu den Soll- und Ist-Prozessen kann zu einer deutlichen Verlängerung der Projektlaufzeit führen. Schlimmstenfalls führt das zu einer verringerten Akzeptanz des Prozesses bei den Anwendern. Deshalb muss das Projektteam in jedem Fall den bestehenden Prozess im Vorfeld detailliert erfassen.

Zudem ist es empfehlenswert, die eigenen Abläufe vor, während und nach der Einführung fortwährend im Auge zu behalten. So lässt sich verhindern, dass organisatorische Hürden wie die Freigabe einzelner Rechnungen durch viele verschiedene Stellen den Prozess verzögern und den Vorteil der Zeitersparnis schmälern. Häufig bietet gerade auch der organisatorische Ablauf große Chancen der Beschleunigung von Durchlaufzeiten. Passiert hier nichts, ist allerdings auch das Gegenteil möglich. Nachträgliche Anpassungen am System sind in der Regel aufwändig und können das Projektergebnis verschlechtern.

Für die erfolgreiche Einführung einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung ist es wichtig, dass alle Projektmitglieder auf Kunden- und auf Lieferantenseite eng zusammenarbeiten. Die Digitalisierung und Veränderung von Geschäftsprozessen können nie alleine durch die Möglichkeiten einer Software erfolgreich sein. Die Mitarbeiter des Anwenderunternehmens müssen solche Vorhaben aktiv mitgestalten.

Wenn Sie mehr über die elektronische Rechnungsverarbeitung wissen möchten, kontaktieren Sie uns gerne! Lassen Sie uns unverbindlich über Ihr persönliches Projekt sprechen.

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