Effizienter Posteingang dank künstlicher Intelligenz
Es ist schon durchaus paradox: Ursprünglich digital erstellte Dokumente treffen in Papierform ein, die dann wiederum digital erfasst werden. Eine sehr monotone, ineffiziente Tätigkeit, die allerdings durch die steigende Entwicklung künstlicher Intelligenz (KI) in Software-Lösungen deutlich vereinfacht werden kann.
Was ist die künstliche Intelligenz (KI)?
Die künstliche Intelligenz (KI) umfasst die Automatisierung von intelligenten Prozessen und das maschinelle Lernen. KI kommt in vielen Software-Lösungen vor, wie zum Beispiel bei analytischen Marketing-Tools, Spielen oder aber in digitalen Prozessen von Unternehmen.
Wie hilft die KI beim digitalen Posteingang?
Die App d.velop inbound scan besitzt solche eine KI und übernimmt im Prozess des Posteingangs drei Kernfunktionen:
- Dokumente identifizieren
- Dokumente klassifizieren
- Dokumente auslesen
Dokumente identifizieren
Die vielen eintreffenden Dokumente werden gescannt und in logisch zusammenhängende Dokumente aufgeteilt. Die KI erkennt die einzelnen Dokumente und separiert sie voneinander. Nutzende werden demnach unterstützt, den gescannten Poststapel in einzelne Dokumente zu unterteilen. Gleichzeitig besteht die Möglichkeit, die computergenerierten Vorschläge zu überprüfen und bei Bedarf zu korrigieren. Mit der Zeit lernt der KI-Dienst automatisch dazu und wird besser. Jedes Mal, wenn Sie einen vorgeschlagenen Dokumentenumbruch korrigieren, erhält der Dienst ein Feedback und lernt aus seinen Fehlern.
Dokumente klassifizieren
Im nächsten Schritt werden die separierten Dokumente klassifiziert. Dabei hilft die KI den Nutzenden, die einzelnen Dokumente schnell zu kategorisieren und schlägt selbsterkennend den entsprechenden Dokumenten-Typ vor, wie zum Beispiel Lieferschein, Rechnung oder Bestellung. Je nach Typ können Nutzende so den richtigen Workflow identifizieren und anstoßen.
Dokumente auslesen
Im dritten Step unterstützt die KI beim Auslesen der Dokumente. Die Extraktion von Informationen hilft dabei, die unstrukturierten Daten des Dokuments je nach Kategorie in ein prägnantes, strukturiertes Format umzuwandeln, das für die nachfolgende Verarbeitung geeignet ist. So wird bei einer Rechnung beispielsweise ausgelesen, wer für was bezahlt wird und wie hoch der fällige Betrag ist.
Weiterverarbeitung der Dokumenteninformationen
Nun können Sie Ihre Dokumente mit einem umfangreichen Satz von Metadaten ablegen. Diese Daten beinhalten die Kategorie der Dokumente und konkrete Schlüsselinformationen. Die KI hat Sie auf diesem Weg unterstützt. Die Informationen, die Sie extrahiert haben, sind in nachfolgenden Prozessen direkt verwendbar. In den nachgelagerten Arbeitsabläufen, wie die Posteingangsverteilung oder die Rechnungsverarbeitung, können Sie direkt auf qualitativ hochwertige, vorab extrahierte Informationen zurückgreifen und so auch diese Prozesse effizienter gestalten.
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