Die Funktionsweise eines Dokumentenmanagement Systems

Ein Dokumentenmanagement System basiert auf den folgenden vier grundlegenden Tätigkeiten: Erfassen, Verteilen, Bearbeiten und Archivieren Die Erfassung von Dokumenten Neben der klassischen Papierform, liegen heute viele Informationen auch sehr oft schon in elektronischer Form vor. Das Dokumentenmanagement System besitzt die Fähigkeit elektronische Dokumente automatisch zu erfassen. Bei eingehenden Papierdokumenten, wie zum Beispiel Rechnungen, ist das anders. Diese müssen über Scanner in das Dokumentenmanagement System eingepflegt werden. Ein Dokumentenmanagement System stellt einen zentralen Archiv dar, auf das alle beteiligten Personen über ein Netzwerk Zugriff haben. Hier werden alle eingehenden Dokumente gespeichert. In einer Datenbank werden die Metadaten der Dateien bzw. Dokumente gepflegt. Einige Dokumentenmanagement Systeme speichern in der selben Datenbank auch die Dokumente. Die zu pflegenden Metadaten können selbst definiert werden. Hier zu gehören beispielsweise das Erstelldatum, die Dokumentenart, zugeordnete Schlagwörter sowie der enthaltene Text. Workflow Management sowie automatische Verteilung Mit der Hilfe eines modernen Dokumentenmanagement Systems kann die Bearbeitung sowie der Transport von Dokumenten zu 100 % auf elektronischem Weg erfolgen. Anhand festgelegter Parameter, wie Kategorie, Kundennumer, Projekt, etc. sendet ein DMS die Dokumente im Rahemn des Workflows voll automatisch an die entsprechenden Bearbeiter oder Abteilungen außerhalb bzw. innerhalb eines Unternehmens. Es werden weitere Workflowschritte eingeleitet, sobald diese Personen die Bearbeitung von Dokumenten beendet haben. Zu jeder Zeit auf strukturierte Informationen zugreifen Die Dokumentenerfassung gibt dem Dokumentenmanagement System die Fähigkeit die archivierten Informationen sowie Dokumente später wieder zu finden. Anders als bei der Suche in Akten und Ordnern, dauert die Suche im Dokumentenmanagement System lediglich wenige Sekunden. Die Suche erfolgt sicherer, wenn das Dokumentenmanagement System über eine integrierte leistungsstarke Volltextsuche sowie über eine zuverlässige Erkennung von Texten enthält. Ein DMS hält für Sie die richitgen Informationen am richtigen Ort und zur richtigen Zeit bereit. Dadurch bildet ein DMS die Basis von allen Geschäftsprozessen in einem Unternehmen. Die Schnelligkeit Entscheidungen zu treffen ist essentiell davon abhängig, wie schnell entsprechende Informationen zur Verfügung stehen. Hierdurch wird die Transparenz der einzelnen Schritte erhöht und die Durchlaufzeiten verringert. Die Transparenz wird nochmals urch eine lückenlose Protokollierung erhöht. Einsehen können alle Mitarbeiter die Dokumente und das auch während der Bearbeitung. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Mitarbeiter am Workflow beteiligt sind oder nicht. Das Dokument wird nicht selbst verschickt, sondern lediglich ein Link unter dem das Dokument im DMS zu finden ist. Es entstehen keine Kopien bzw. ähnliches, sondern das Arbeiten erfolgt auf einer gemeinsamen Datenbasis. Tribus-IT - DMS Die DMS Lösung von Tribus-It besitzt eine sehr präzise Texterkennung und liest Ihre Dokumente sowohl sehr schnell als auch sehr zuverlässig ein. Im Anschluss werden die Daten sortiert, gespeichert und indexiert. In einer Datenbank werden die Metadaten abgelegt, während das entsprechende Dokument im Archiv eingeordnet wird. Die Speicherorte sind also getrennt, was dazu führt, dass die Datenbank relativ klein bleibt. Das ermöglicht geringen Speicherplatzbedarf, erleichtert auf Dauer das Sichern der Informationen und die Performance des Gesamtsystems wird nicht überbeansprucht. Alle Mitarbeiter erhalten durch die Kombination aus leistungsstarker Volltextsuche sowie zuverlässiger Texterkennung einen relativ schnellen sowie sehr komfortablen Zugriff auf entsprechende Informationen.