DMS-Lösungen

Kennen wir nicht alle den Anblick von mit Papier überladenen Verwaltungsbüros? Ist dieser Zustand in unserer, durch das Internet vernetzten, modernen Welt noch zeitgemäß? Mit Sicherheit nicht. Abhilfe schaffen hier Anbieter im Bereich des elektronischen Dokumentenmanagements, hier im weiteren Verlauf DMS Anbieter genannt. Dabei werden ursprünglich papiergebundene Schriftstücke durch die Software Ihres DMS Anbieters in die elektronische Form überführt. Dies geschieht mit Hilfe einer Software. Dabei werden Sie durch Ihren DMS Anbietermit einem kompetenten Support-Teams betreut. Spezielle Projekte werden in Zusammenarbeit und mit Unterstützung namhafter IT-Hersteller realisiert. Mit Ihrem DMS Anbieter erreichen Sie so das weitgehend papierlose Büro. Neben der Einsparung von Papier ergeben sich aber noch weitere positive Effekte. Beispielsweise benötigen Sie keine Aktenkammer mehr, da alles elektronisch abgespeichert wird. Auf einem Dateiserver Ihres DMS Anbieter kann das entsprechende Dokument durch verschiedene Suchfunktionen (z.B. Dateiname, Datum, Dateigröße) wieder gefunden werden. Bei einem datenbankgestützten Dokumentenmanagement stehen weitere Suchfunktionen wie Kunden- und Auftragsnummer zur Verfügung. Der größere Aufwand des Abspeicherns wird durch die Zeitersparnis beim Aufsuchen alter Dokumente kompensiert. Auch können durch das leichtere oder durch das überhaupt wieder Auffinden alter Dokumente kostenintensive Doppelentwicklungen in Ihrer Verwaltung durch den Einsatz der Software Ihres DMS Anbieter> vermieden werden. Zudem erlaubt der Einsatz von Datenbanken die Handhabung großer Datenmengen und einen schnelleren und direkteren Zugriff auf die einzelnen Dokumente und Dokumentengruppen. Dokumente müssen beim Einsatz der Software desDMS Anbieter nicht weiter zu anderen Sachbearteitern verschickt werden. Dieser wird sich das Dokument von der abgespeicherten Stelle aufrufen, wo es sein Kollege im System des DMS Anbieterabgelegt hat. Dazu muss in der eigenen Firma oder Verwaltung ein entsprechendes Konzept für eine Zugriffsberechtigung geschaffen werden, damit sichergestellt ist, dass nur ein bestimmter Personenkreis den Zugriff auf diese Dokumente hat und die Dokumente nicht in falsche Hände geraten. Ein Verwaltungsvorgang oder ein Dokument kann aus vielen Einzelobjekten bestehen, beispielsweise eingehenden Schriftstücken in Papierform, Mails, Grafiken, Fotos, Videoaufnahmen, selbst erstellte Schriftstücke (beispielsweise Textverarbeitung, Tabellenkalkulation), eingehende Faxe. Diese Objekte können mit Hilfe der Software Ihres DMS Anbieter zu einem Dokument oder einer elektronischen Akte zusammengefasst und in der selben Umgebung auf dem Server Ihres DMS Anbieter abgespeichert werden. Komplexe Objekte und interne Verwaltungsdateien können zur besseren Handhabung auch zu so genannten Containern zusammengefasst werden. Die langfristige und sichere Aufbewahrung der Dokumente ist durch Ihren DMS Anbieter auf jeden Fall sichergestellt. Die gesetzlichen Archivierungsfristen können zusätzlich besser eingehalten werden. Das Risiko der Nicht-Auffindbarkeit wird auf ein Minimum reduziert. In Behörden werden Dokumente, dort Akten genannt, üblicherweise in einer Registratur aufbewahrt. Dort können sie zur Archivierung abgegeben oder zur Einsicht angefordert werden. Diese Aufbewahrungsform entfällt, wenn Sie die Software Ihres DMS Anbieter nutzen. Der einzelne Sachbearbeiter greift direkt an seinem Arbeitsplatz auf das Dokument oder die Akte zu. Dies spart Zeit und somit Geld. Die Geschäftsführung hat durch die Möglichkeit des Zugriffs auf sämtliche oder fast sämtliche Dokumente, die bei Ihrem DMS-Anbieter abgespeichert sind, einen viel besseren und schnelleren Überblick. Komplexe Geschäftsabläufe können besser verstanden und nachvollzogen werden. Aufgrund dieser Erkenntnisse können sie dann verbessert oder optimiert werden. Das spart am Ende Geld, dass Sie der Nutzung der Software Ihres DMS Anbieter zu verdanken haben.