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Archivierung

Eine revisionssichere Archivierung ist in vielen Fällen unverzichtbar.
Mit uns als DMS-Partner profitieren Sie im Bereich der Archivierung von vielen Vorteilen:

Einsatz von Produkten namenhafter Hersteller
Kompetenter Support auf Basis von Erfahrung und Informationsaustausch mit Herstellern
Erweiterung & Ausbau, Optimierung und Erstinstallation von DMS-Lösungen

In der Vergangenheit standen reine Archivthemen im Vordergrund unserer Aufgabenstellungen. Heute steht jedoch der Prozessgedanke an erster Stelle und entscheidet, ob ein Dokumenten-Management-Projekt realisiert werden soll oder nicht. Durch die prozessorientierte Sicht auf die Dinge lassen sich in der Regel deutlich mehr Vorteile und auch ein schnellerer ROI erzielen. Seit mehr als 15 Jahren ist es unsere Mission, gemeinsam mit unseren Kunden die für sie bestmögliche Lösung zu eruieren und diese in die vorhandene Infrastruktur bzw. Organisation zu implementieren. Diese Vorgehensweise setzt auf eine sehr enge und vertrauliche Zusammenarbeit, die wir in vielen Projekten nachweisen durften. Wir nutzen bei der Umsetzung der Projekte Software-Produkte von marktführenden Herstellern - z. B. Lexmark Enterprise Software, Basware GmbH etc. - und gewährleisten damit auch eine entsprechende Kontinuität sowie Investitionssicherheit.

Unsere Mitarbeiter sind nicht nur bestens mit den Produkten vertraut und pflegen einen intensiven Informationsaustausch mit den Herstellern, sondern bieten Ihnen auch die praktische Erfahrung aus zahlreichen Projekten. Gerade bei der Einführung von Archiv-, DMS- oder Workflow-Systemen zählt aufgrund der vielfältigen Vorgaben aus den Bereichen Technik, Recht und Wirtschaft nachweisbares Umsetzungs-Know-How zu den entscheidenden Kriterien, die ein IT-Dienstleister erfüllen muss.

Mit uns steht Ihnen ein Partner zur Seite, der verlässlich, schnell und sicher Ihr Projekt umsetzt. Egal, ob bei der Einführung, der Integration oder der Optimierung - vertrauen Sie auf unsere Erfahrung.

Elektronisches Vertragsmanagement

Sammeln sich Ihre Verträge immer noch in Aktenordnern bis unter die Decke? Geben Sie viel Zeit und Geld dafür aus, den Überblick über Ihre Verträge zu behalten? Die elektronische Vertragsakte bietet Ihnen eine Lösung auf allen Ebenen des Vertragsmanagement. Der Zugriff ist einfach und doch mit großer Sicherheit geregelt. Jeder berechtigte Mitarbeiter erhält Einsicht, entweder in das gesamte Dokument, oder in Teile der Vertrags Unterlagen. Ob Sie oder Ihre Mitarbeiter und Kollegen im Büro, unterwegs, oder zuhause am Schreibtisch sitzen, den Zugriff auf die elektronische Vertragsakte haben Sie jeder Zeit an fast jedem Ort, natürlich abhängig von der Zugangsberechtigung. Die Verträge der elektronische Vertragsakte unterliegen hohen Sicherheitsstandards und sind somit geschützt vor Missbrauch oder Ähnlichem. Eine sichere Technik bei der Übertragung gekoppelt mit Verschlüsselungen und weiteren Sicherheitsmerkmalen ergibt sichere und geschützte Verträge. Auf Grund der unkomplizierten und schnellen Handhabung der elektronische Vertragsakte wird ihr Workflow gesteigert. Fexibilität in der Handhabung Ihrer Verträge wird gegeben und bietet weitere Vorteile im schnelleren und übersichtlicheren Umgang mit Ihren Unterlagen. Um den Datenschutz der Vertragsdokumente auch in der elektronische Vertragsakte zu sichern, werden nicht alle Teile der Dokumente jedem mit einem Zugang gleich angezeigt. Spezielle Daten fordern spezielle Zugriffsrechte. Erweiternd und zum Schutze der Daten wird festgehalten, wer zu welchem Zeitpunkt mit welchen Daten gearbeitet hat. Sollten Änderungen an einem der Dokumente oder Verträgen vorgenommen werden, so wird auch hier genau protokolliert wer zu welchem Zeitpunkt die Änderung in der elektronische Vertragsakte durchgeführt hat. Zusätzlich dazu werden gesetzliche Fristen eingehalten, wenn es um die Vernichtung der Dokumente geht. Die elektronische Vertragsakte behält die Dokumente so lange, wie es rechtlich vorgesehen ist und erst danach werden sie vernichtet und gelöscht. Eine Möglichkeit der frühzeitigen Löschung ist nicht gegeben und steht außer Frage. So haben Sie im Falle eines Rechtsstreits Zugriff auf die relevanten Dokumente, Verträge und eventuell andere Daten. Behalten Sie die Kontrolle und den Überblick. Papierkrieg und Zettelwirtschaften gehören der Vergangenheit an. Die elektronische Vertragsakte bietet eine grandiose Übersicht und hilft bei der stressfreien Verwaltung der jeweiligen Verträge und Dokumente. Auch E-Mails und Notizen können Sie über das System im nu verwalten und bearbeiten. Sie haben den Überblick über Ihre Arbeiten und erhalten dazu eine Erinnerung der elektronische Vertragsakte, sobald eine Vertrags-Frist abläuft, eine Wiedervorlage notwendig ist, oder etwas dergleichen. Das System bietet Ihnen die Sicherheit, dass alle relevanten Unterlagen zu jedem Zeitpunkt auf den aktuellsten Stand gebracht werden, sei es die Vertragsänderung, oder das hinzugefügte Dokument. Das elektronische Management bietet Ihnen viele Vorteile und eine Menge ersparter Zeit. Sparen Sie sich die Kosten für Papier und Lagerräume, die voll von Unterlagen sind. Mit einem Klick finden Sie den relevanten Vertrag, können die gewünschte Änderung vornehmen, versenden Dokumente an ausgewählte Personen, oder behalten Sie einfach den allgemeinen Überblick. Die elektronische Vertragsakte wird Ihnen offensichtlich nur Erfolg einbringen können. Gehen Sie schon mit der Zeit, oder leben Sie noch in der Vergangenheit? Mieten werden immer teurer, Abgaben höher und die Zeit weniger. Wieso also noch lange in staubigen, alten Lagern nach Verträgen suchen, oder im Büro einen Haufen von unterschiedlichen Akten rumliegen haben, über die kaum jemand die Übersicht behält? Die elektronische Vertragsakte bietet die perfekte Abhilfe auf professionellem Niveau. Der Vorteil ist nicht allein für Sie, auch für Ihre Kunden oder Partner, denen Sie automatisch den Papierkram ersparen und die ebenfalls ganz bequem vom Büro oder von zuhause aus Zugriff auf Ihre Vertragsakten haben. Erweitern Sie Ihr Vertragsmanagement elektronisch und lassen Sie sich ausführlich von uns beraten. Wir stehen Ihnen selbstverständlich mit unseren Fachkenntnissen zur Seite. Sowohl bei der Einarbeitung in das System, als auch bei der Aktualisierung bei eventuell später auftauchenden Fragen oder Unklarheiten. Wir sind der zuverlässige Partner an Ihrer Seite.

Lassen Sie uns über Ihr Optimierungspotenzial sprechen.
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