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Elektronische Rechnungsverarbeitung

Wirtschaftlich, transparent, global einsetzbar, Zeitgewinn.
Mit der elektronische Rechnungsverabeitung genießen Sie viele Vorteile:

Finanzprozesse auf einen Blick
Verbessertes Lieferantenmanagement
Globale Verfügbarkeit: standortunabhängig immer verfügbar
Minimierung der Lagerkosten: Reduzierung von Material und Portokosten
Rechtssichere, fehlerfreie Archivierung

Die elektronische Abwicklung von Geschäftsprozessen nimmt rasant zu. Immer mehr Unternehmen tauschen Daten elektronisch mit ihren Geschäftspartnern aus, um so ihre Prozesse schneller und effizienter auszuführen. Der zunehmende Kostendruck zwingt die Unternehmen ihre Wirtschaftlichkeit und Liquidität zu beweisen. Die Verbesserung ihrer finanziellen Abwicklungsprozesse bietet großes Einsparungspotenzial, erhöht die Liquidität und erzielt höhere Skontoerträge.

Wir beschäftigen uns seit mehr als 10 Jahren mit Rechnungsverarbeitungsprojekten, unabhängig von ERP oder Buchhaltungssystemen und haben als IT Systemhaus Erfahrung mit der Analyse, Planung und Umsetzung von IT Lösungen. Wir verstehen uns als Spezialisten im Bereich der elektronischen Rechnungsverarbeitung und elektronische Akten. Die elektronische Rechnungsverarbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen verschafft den Unternehmen ein hohes Potenzial an Einsparungen. 40 % der Unternehmen versenden regelmäßig Rechnungen in elektronischer Form - Tendenz steigend.

Was umfasst die elektronische Rechnungsverabeitung konkret?

Sie umfasst nicht nur die elektronische Übermittlung, sondern den gesamten Prozess des Rechnungsaustauschs auf elektronischem Weg. Porto und Materialkosten fallen weg, die Durchlaufzeiten verkürzen sich enorm und die Fehlerquote minimiert sich. Wir sehen den größten Vorteil darin Fragen von Kunden und Lieferanten schnell und umfassend beantworten zu können.

  • Welche Rechnungen sind aktuell im Umlauf?
  • Seit wann sind einzelne Rechnungen in Bearbeitung?
  • Wer ist an der Bearbeitung beteiligt?

Fragen die Sie sofort präzise und schnell beantworten können. Kundenzufriedenheit, Betreuungsqualität und damit die Kundenbeziehung steigen deutlich und machen ihr Unternehmen transparent und vertrauensvoll. Mit schnellen Prozessen und gesetzeskonformer Archivierung sind ihre Finanzprozesse sicher, entlasten die Mitarbeiter und ihr Kerngeschäft steht an erster Stelle.

Ihre Lösung zur elektronische Rechnungsverabeitung im Detail:

Elektronische Rechnungsverarbeitung

elektronische Rechnungsverabeitungist ein Dienstleistungsangebot der tribus IT. Das Unternehmen, das bereits 1968 unter dem Namen Walter Laufenberg Büro und Datentechnik GmbH&Co KG, gegründet wurde und seit 2015 unter dem jetzigen Namen firmiert, ist heute mit den Schwerpunkten IT-Dienstleistungen und Dokumentenmanagement erfolgreich im Markt etabliert. Durch gesetzliche Regelung ist die elektronische Rechnungsverabeitung für alle, die als Auftragnehmer der öffentlichen Hand tätig sind, eine verpflichtende Vorschrift. Öffentliche Auftraggeber dürfen nur noch auf diese Art erstellte Rechnungen annehmen und verarbeiten. Dies gilt ab 27. November 2018 zunächst nur für die obersten Bundesbehörden und Verfassungsorgane und ab 27. November 2019 für alle anderen öffentlichen Auftraggeber. Die elektronische Rechnungsverarbeitung ist bereits in einigen Ländern der Europäischen Gemeinschaft erfolgreich geübte Praxis, so in Dänemark, Finnland, Italien, Österreich, Spanien und Schweden. Die Einführung der elektronische Rechnungsverabeitung ist für jedes Unternehmen eine bedeutende Gelegenheit, das eigene Rechnungswesen durch die Nutzung zeitgemäßer Technologie zu entlasten und transparenter zu gestalten. Mit langjähriger Erfahrung analysieren die Mitarbeiter der tribus IT bestehende IT-Strukturen und beraten bei deren Erweiterung oder dem Aufbau neuer IT-Infrastrukturen. Die elektronische Rechnungsverabeitung bietet im Vergleich zur konventionellen Behandlung von Rechnungseingang und Rechnungsausgang bedeutende Vorteile, die durch ein kompetentes Beratungsunternehmen sichergestellt werden sollten. Voraussetzung für die Einrichtung der elektronische Rechnungsverabeitung ist der Austausch von geschützten Daten zwischen Partnern, die dazu keine besondere Vereinbarung getroffen haben. Wer die elektronische Rechnungsverabeitung einführen will oder muss, ist gefordert, alle gängigen elektronischen Formate, das sind strukturierte wie EDI oder XML, unstrukturierte wie Rechnungen im PDF-/TIF-JPEG-/Word-Format oder E-Mail-Text wie auch hybride (ZUGPFeRD) in seiner IT-Infrastruktur nutzen zu können. Als Übertragungswege sind neben anderen E-Mail, DE-Mail, E-Post, Computer-Fax oder Fax-Server in Gebrauch. Die elektronische Rechnungsverabeitung muss gewährleisten, dass Rechnungen unversehrt bei garantierter Authentizität an ihr Ziel gelangen, sie für das menschliche Auge stets einsehbar sind und alle Rechnungsmerkmale und Pflichtangaben erkennbar sind. Entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ist der Zugang zu den Daten und deren Verwendung über einen längeren Zeitraum zu ermöglichen. Die elektronische Rechnungsverabeitung muss in die individuelle Gesamtstruktur eines Unternehmens sinnvoll integriert werden. Die Standardfunktionen des von tribus IT bereitgestellten Systems sorgen dafür, dass eine Eingangsrechnung unmittelbar nach dem Eingang dem für die entsprechende Rechnungsprüfung zuständigen Mitarbeiter zur Bearbeitung und Freigabe zur Verfügung steht und eventuell an einen weiteren Mitarbeiter für die Zweitkontrolle weitergeleitet wird. Anmerkungen und Veränderungen der Originalrechnung werden festgehalten und sind stets dem Urheber zuzuordnen. Der festgestellte Rechnungsbetrag wird unmittelbar Teil der Gesamtverbindlichkeiten und mit dem Zahlungsziel unter Berücksichtigung eines eventuellen Skontos Teil der Finanzplanung. Die Buchhaltung wird im Kreditorenbereich damit wesentlich entlastet und durch die zeitliche Identität von Rechnungseingang und Bearbeitung ist die Aktualität der Kreditorenbuchhaltung sichergestellt. Im Debitorenbereich sorgt die elektronische Rechnungsverabeitung durch die Abstimmung von Lieferprozessen mit der Rechnungserstellung für größtmögliche Transparenz. Hier ist oft auch der standortunabhängige Zugriff auf Rechnungsdaten und Buchungsdaten für Mitarbeiter im Umgang mit dem Kunden vor Ort ein wichtiger Faktor bei der Vermeidung und Beseitigung von Unklarheiten. Die elektronische Rechnungsverabeitung mit tribus IT ist ein auf das jeweilige Unternehmen individuell abgestimmter, integrierter ERP-Baustein. Im Kreditorenbereich beginnt die Bearbeitung mit dem Eingang, im Debitorenbereich verfolgt das System den gespeicherten Auftrag. Der Zugriff auf jede Rechnung ist zu jeder Zeit möglich und dies kann nach den Vorgaben des Unternehmens auch standortunabhängig geschehen und in Abhängigkeit vom Nutzer beschränkt werden. Die Einsicht in die Rechnungsunterlagen umfasst die Protokolle aller Änderungen und die weitere Verbuchung und Zuweisung zu Kosten- und Erlösrechnung. Die elektronische Rechnungsverabeitung mit tribus IT sorgt in ihrer Grundstruktur für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften bezüglich der Zugänglichkeit von Rechnungsunterlagen für aktuelle Prüfungen ebenso wie für die Vorhaltung innerhalb der vorgeschriebenen Fristen. Als IT-Partner sorgt das Systemhaus tribus IT für eine umfassende Betreuung des Kunden und verbindet die Komponenten Hardware, Software und deren Betreuung im unmittelbaren Kundeninteresse.

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