tribus IT | Workflow Management Warum Workflow Management?

Mit Unterstützung eines durchdachten Workflow Managements können Geschäftsprozesse koordiniert und in die dafür vorgesehene Richtung gelenkt werden. Ebenso hat man zeitliche Vorgaben und Rahmenbedingungen auf dem Radar. Mittels geeigneter Spezifikationen und Modellierungen kann die Planung, Übersicht und Qualität der jeweiligen Anforderungen oder auch mehrerer Projekte auf einen einheitlichen und auch unternehmensweiten Standard gebracht werden. Dies hat sowohl für den Anbieter als auch für den Kunden einen enormen Prestigegewinn. Oft kommt es vor, dass Unternehmen viele unterschiedliche Systeme im Einsatz haben. Ein sog. Medienbruch, also der Wechsel oder die Übertragung von Daten von einem System ins andere, ist manchmal ohne ausreichende Dokumentation schwierig zu verfolgen. Hier bietet ein Workflow Management System auf elegante Weise Abhilfe. Denn auf diesem Weg ist es autorisierten Personen jederzeit möglich, den Prozess / Ablauf nachzuvollziehen. Nutzen / Vorteile Auch beim Ressourcen Management oder bei der Koordinierung einzelner System- und Abteilungsübergreifender Abhängigkeiten ist man mit Hilfe eines Workflow Managements auf der sicheren Seite. So ist auf den ersten Blick ersichtlich, wer (Team, Abteilung), wo (System, Umgebung) und wann (Zeitraum, Milestone) an welchen Themen oder Umsetzungen dran ist. So ist mit Workflow Management Systemen auf einfache Art und Weise ein Überblick über die Kosten und Abläufe eines Projekts zu erhalten. Kontrolle des aktuellen Status ist jederzeit möglich. Die Teammitglieder sind alle auf einem Stand und wie die Team- oder Projektleitung jederzeit auskunftsfähig hinsichtlich des Fortschritts eines Projekts. Durch ein entsprechend angepasstes Monitoring und Reporting sind Auswertungen und Präsentationen in unterschiedlichsten Ausprägungen möglich. Heutzutage wird gerade bei Agile Sourcing viel Wert auf einen prozessoptimierten und -konformen Ablauf gelegt. Hier kann ein sinnvoll eingesetztes Workflow Management wertvolle Dienste leisten. Die Transparenz der Arbeitsvorgänge ist so deutlich und nachvollziehbar. Steuerung und Ziele können bequem überwacht werden und bleiben auf jeden Fall durch die grafische Unterstützung immer im Fokus. Mit einem Workflow Management ist auch ein Ticketing-System möglich, mit dem die Bewerkstelligung eines Projekts gezielt in die richtigen Bahnen geleitet werden kann. Projektmitarbeiter können hier direkt adressiert werden, wenn z. B. der nächste Schritt im Ablauf zur Bearbeitung ansteht. Eine Verbesserung und Analyse bereits bestehender Prozesse wird hiermit weiter optimiert. Ein wesentlicher Vorteil ist jedoch der gleichzeitige unabhängige Zugriff verschiedener Abteilungen / Systeme auf Geschäftsprozesse. Der immer wieder zu beobachtende Zeitaufwand bei der Informationsbeschaffung von relevanten Daten - auch im Sinne von "Hinterherlaufen" benötigter Informationen - wird somit damit auf ein Minimum reduziert. Durch eine messbare und klar definierte Struktur erreicht man das vorgegebene Ziel effizienter und schneller. Fest vorgegebene Aufgaben erleichtern mit einem Workflow Management die täglichen Routinearbeiten.