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Digitale Akte

Schnell, einfach, übersichtlich und sicher
Vereinfachen und optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mithilfe der digitalen Akte und profitieren Sie von vielen Vorteilen:

Kein lästiges Abheften von Papierdokumenten
Schnelle Verfügbarkeit gewünschter Dokumente und Akten
Einfaches Handling von Dokumenten und Akten
Dokumente und Akten übersichtlich verwalten und organisieren
Sicherer Zugang zu Dokumenten und Akten
Beseitigung von Papierchaos

Nicht mehr wegzudenken aus dem Alltag vieler Unternehmen ist die elektronische Akte (E-Akte). Sie bildet heutzutage einen wesentlichen Baustein moderner Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM). Durch den Einsatz einer elektronischen Akte sind manuelle Ablagen und Papierstapel, vorherrschendes Papierchaos sowie ständiges Suchen, Wiederabheften oder Verteilen der Dokumente zwischen Personen oder Abteilungen passé. Auch der unerlaubte Zugriff auf sensible und vertrauliche Geschäftspapiere und die Beschädigung oder sogar der Verlust von Dokumenten gehören mit der Einführung der elektronischen Akte endgültig der Vergangenheit hat.

Elektronische Akten sind die intelligente Lösung für effiziente und vor allem sichere Geschäftsprozesse. Sie ermöglichen eine einfache, übersichtliche, schnelle und sichere Verwaltung Ihrer geschäftlichen Dokumente und tragen somit wesentlich zur Produktivitätssteigerung in Büros und Verwaltung bei. Ob Kunden- und Vertragsakte, Personal- oder Fuhrparkakte, bis hin zur Projekt- und Kreditakte, die elektronischen Einsatzmöglichkeiten sind nahezu grenzenlos. Auch für Ihr Business finden wir die richtige Lösung!

Elektronische Akten sind entsprechend erprobt und ausgereift und bilden eine zuverlässige und sichere Basis. Wir liefern Ihnen die passende Basis für Ihre Geschäftsprozesse. Aufbauend auf unseren standardisierten und bewährten E-Akten Templates liefern wir Ihnen anhand Ihrer Anforderungen eine projektspezifische Lösung. Ihre klaren Vorteile: Eine kurze Implementierungsphase und damit auch eine schnelle Projekteinführung sowie Kosteneffizienz durch Standardlösungen statt Individualprogrammierung. Somit können Sie zügig mit Ihrer elektronischen Akte starten und Ihre Unternehmensabläufe optimierten.

Gewinnen Sie einen Einblick in zwei unserer DMS-Lösungen zum Thema "Digitale Akte":

Personalakte Vertragsakte

Die elektronische Personalakte Langes Suchen und endlos wirkender Papierkram, vor allem dann, wenn es um die Personalakten geht? Der Verlust von Dokumenten ist Ihnen auch nicht unbekannt? Die elektronische Personalakte bietet Abhilfe und verschafft viele Freiheiten und Ersparnisse, sowie eine leicht verständliche Übersicht für Sie und Ihr Unternehmen. Zeitaufwand und Kosten senken, durch die Einsparung von Papier, Akten und Lagermöglichkeiten, die Sie benötigen, oder eben nicht mehr benötigen. Die Verwaltung und Pflege der Akten nehmen häufig genau so viel Zeit in Anspruch, wie das Suchen einer bestimmten Akte, oder eines bestimmten Dokuments. Mit der elektronischen Personalakte sparen Sie sich den meisten Aufwand und profitieren zusätzlich von einem ortsunabhängigen Zugriff auf Ihre Akten, den Sie je nach Zugangsberechtigung nutzen können. Rechnen Sie sich doch ein Mal aus, wie viel Zeit, Geld und Platz Sie dadurch einsparen können. Sicherer Datenschutz Die elektronische Personalakte sendet vertrauliche Daten nur an solche Personen, die eine Zugangsberechtigung dazu besitzen. Somit ist es nicht möglich, dass Daten aus der elektronischen Personalakte in falsche und unautorisierte Hände geraten und dort Schaden anrichten. Parallel zu dem Login mit Windows erfolgt auch das Login in die elektronische Personalakte. Ab diesem Zeitpunkt kann zurück verfolgt werden, wer zu welchem Moment mit den Daten gearbeitet hat, falls es ein Mal Unklarheiten gibt. Werden Änderungen in der elektronischen Personalakte vorgenommen, so wird dies automatisch erfasst und ist auch im Nachhinein noch ersichtlich, ebenso wird festgehalten welche autorisierte Person die Änderungen vorgenommen hat. Geschäftsprozesse werden gefördert Durch die Möglichkeiten des parallelen Zugriffs, allzeit einsehbaren Dokumenten, Arbeitsabläufen die routiniert sind, Entwicklungs-Übersichten und Strukturen zur Ablage der Dokumente, entwickelt sich eine effizientere Personalarbeit für Sie und Ihr Unternehmen. Überflüssige und zeitaufwendige Arbeiten hinsichtlich Ihrer Akten bleiben Ihnen erspart. Es ist mit der elektronischen Personalakte unmöglich geworden, Arbeiten doppelt auszuführen, Verzögerungen zu übersehene oder gar Dokumente zu verlieren oder zu verlegen. Neben den verschiedensten Funktionen bietet das System der elektronischen Personalakte eine Analysefunktion, die auf fehlende Dokumente hinweist, welche noch eingereicht werden müssen. Verlassen Sie sich ganz auf das System und seine Software. Sicherheit im Recht und ein schneller Zugriff Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist schreibt vor, wie lange Ihre Personalakten eingelagert werden müssen. Eine Löschung aus der elektronischen Personalakte ist vor Ablauf dieser gesetzlichen Frist nicht möglich. Sollte es zu einem Rechtsstreit oder Ähnlichem kommen, so sind die Dokumente im nu zu greifen und stehen zur Verfügung. Ohne langes Suchen in zugestaubten Archiven verfügen Sie über all Ihre Dokumente. Auf der anderen Seite unterstützen hinterlegte Richtlinien in der Software die Löschung der Dokumente, für die es notwendig und gegeben ist. Somit sind die Daten der Dokumente allzeit auf dem aktuellsten Stand, sicher aufbewahrt und stets bereinigt. Die Bewerbung des neuen Mitarbeiters, der Arbeitsvertrag des Auszubildenden, Urlaubsanträge des Personals, oder doch die letzten Gehaltsabrechnungen der Angestellten? In der elektronischen Personalakte sind alle benötigten Daten sofort zur Hand und abrufbereit, wann immer Sie es wünschen. Das System ist relativ simpel und für jedermann einfach zu verstehen. Damit gesichert ist, dass Sie mit der elektronischen Personalakte anstandslos und ohne Komplikationen arbeiten und umgehen können, erhalten Sie eine ausführliche Einführung in das System. Immer auf dem neuesten Stand Die Software-Basis der elektronischen Personalakte wird einer regelmäßigen Prüfung unterzogen, wodurch Ihr System und somit auch Sie stets auf dem aktuellsten Stand bleiben. Zugleich kontrolliert das System regelmäßig, ob Sie mit dem aktuellsten Dokument arbeiten, das Ihre elektronische Personalakte zur Verfügung stellt. Und wer arbeitet schon gerne doppelt oder mit den falschen Unterlagen? Veraltete Informationen und Dokumente gehören somit der Vergangenheit an und die elektronische Personalakte bietet die passende Alternative für Sie und Ihr Unternehmen. Überzeugen Sie sich selbst und testen Sie es aus.

Lassen Sie uns über Ihr Optimierungspotenzial sprechen.
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