Das papierlose Büro gewinnt immer weiter an Bedeutung. Dennoch sind viele Unternehmen weiter Teil einer „Zettelwirtschaft“ und das, obwohl Papier wenig Transparenz, mehr Personalaufwand und höhere Durchlaufzeiten bedeutet. Wir haben da ein paar Kniffe, wie Sie Ihre Prozesse einfach und schlank gestalten.
Analyse
Jede Abteilung hat mit verschiedenen Arten von Papierdokumenten zu tun: Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Angebote, Verträge, Quittungen und vieles mehr. Nehmen Sie den aktuellen Stand auf: welche Abteilung nutzt welche Dokumente? Welche Abläufe und Arbeitsschritte gibt es? Welche Dokumenttypen existieren? Besprechen Sie mit den Abteilungsexperten, wie man diese Prozesse hinsichtlich einer geringeren Papiernutzung optimieren kann.
Digitalisierung
Digitalisieren Sie alle Belege, die Ihnen in die Finger kommen. Greifen Sie dabei auf die richtigen Software- und Hardwarelösungen zurück, die genau darauf spezialisiert sind. Sie sorgen für eine schnelle Bearbeitung und können stapelweise Dokumente sekundenschnell digitalisieren. Auch mobile Scan-Apps erfassen Belege und Quittungen jederzeit von unterwegs – einfach per Knopfdruck mit direktem Upload in die Cloud. Kein Sammeln von Zettelchen, kein Warten auf Belege, direkt verfügbar und im Workflow.
Zentralisierung
Mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) wird die zentrale Ablage von Dokumenten ein Selbstläufer. Das DMS übernimmt für Sie die Strukturierung von Dokumenten: Speicherung, Aufbewahrung, Klassifizierung, Zuordnung und Ablage ohne großen personellen Aufwand. Am Ende des Tages besitzen Sie ein übersichtliches, zentrales Archiv, das unternehmensweit, immer und überall zur Verfügung steht.
Prozessoptimierung
Nun sind alle Dokumente digitalisiert, aber die eigentlichen Prozesse und Abläufe sind noch unverändert. Automatisierte Workflows machen das papierlose Büro erst so richtig effizient. Sobald Dokumente und deren Daten digital vorliegen, sollten Sie dazu übergehen, ganze Prozesse und Vorgänge digital abzubilden. Von der automatischen Eingangsrechnungsverarbeitung, die bestenfalls komplett in das unternehmenseigene Bestellwesen integriert werden kann, bis hin zum digitalen Vertragsmanagement, welches hilft Prozesse unternehmensweit und dennoch zentral, von der Anbahnung bis hin zur Kündigung und Archivierung von Verträgen, verbindlich zu standardisieren.
Durchgängig digitale Dokumentenprozesse sind weniger fehleranfällig und besser dokumentiert. Lästige und womöglich langwierige Routineaufgaben entfallen für Angestellte, Partner oder sogar Kunden. Je nachdem, wie weit Ihre Prozesse reichen.
Sie benötigen Unterstützung bei der Realisierung Ihres papierlosen Büros? Dann kontaktieren Sie uns! Wir sind Experten im Bereich Dokumentenmanagement (DMS) und haben mit Sicherheit auch eine individuelle Lösung für Sie parat!
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