Das Wissen, das in einem Unternehmen schlummert, wird sehr häufig als großer Erfolgsfaktor gesehen. Das belegte nicht zuletzt eine Heise-Studie. Die Krux an der Geschichte ist, dass sich dieses Unternehmenswissen in verschiedenen Systemen sowie Prozessen befindet und nicht zentralisiert ist und auch nicht werden kann. Doch nur bei einer schnellen Auffindbarkeit von Informationen und Wissen, kann ein Unternehmen maximal davon profitieren.
Die Unternehmens-Suche als Schlüssel
Eine effiziente und systemübergreifende Suche kann hier der Schlüssel sein, um das Unternehmenswissen abrufbar zu machen und zu einem Erfolgsfaktor umzuwandeln. Solch eine Suche sollten wichtige, zentrale Eigenschaften besitzen.
Applikationsübergreifende Suche & Prozessabbildungen
Die Suche sollte alle benötigten Informationen aus allen relevanten Quellen und Systemen anbieten können. Es ist demnach wichtig, die Suche nicht nur auf eine Applikation zu limitieren, sondern auf alle. Schließlich befinden sich wichtige Informationen nicht nur im ERP-System, sondern auch im Mail-, Dokumenten-Management- oder CRM-System. Auf Basis der Informationen, die in einer Ergebnismenge einer Suche erscheinen, sollten bestenfalls direkt weiterführende Prozesse ausgeführt oder gestartet werden können. Und das unabhängig davon, wo diese Objekte physikalisch liegen.
Medienbrüche vermeiden
Wie bereits im vorherigen Punkt angerissen, ist es für den Arbeitsfluss und die Produktivität eines Mitarbeiters wichtig, dass die Suche nach Information diesen nicht zwingend in ein ganz anderes System führt. Ein Wissensmanagement Tool im Bereich der Suche, sollte Medienbrüche gezielt zu verhindern wissen. Es sollte den Mitarbeiter dazu befähigen, z.B. bei der Suche nach einem Kunden eine Korrespondenz-Mail zu finden und diese auch sofort innerhalb der eigenen Anwendung zu beantworten
Zugänglichkeit schaffen
Das Unternehmenswissen sollte allen Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden, auch ohne tiefergehende Kenntnisse im Umgang mit spezifischen Systemen und Programmen. Mit unterstützenden Werkzeugen ist jede Information im Unternehmen auffindbar indem man die Ergebnismenge durch weitere Filterungen reduziert und auf das Wesentliche eingrenzt.
Anpassbarkeit gewährleisten
Eine effiziente Unternehmens-Suche sollte beispielsweise konfigurierbar sein, welche Eigenschaften oder Informationen zu einem bestimmten Informationstyp sichtbar sein sollen. Mitarbeitende können so die Informationsflut eindämmen und die individuell relevanten Inhalte schneller und einfacher scannen. Wichtig ist daher, dass auch die Oberfläche einer Suche nach den eigenen Bedürfnissen und Anforderungen des Einzelnen angepasst werden kann.
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