Lohnt sich die Umstellung auf ein papierloses Büro?
Die
Verwaltung von Dokumenten besteht aus mehreren Schritten: Sie müssen
erstellt, sortiert, archiviert und verarbeitet werden. Das beansprucht
viel Zeit und sorgt für einen hohen Papierverbrauch. Mit einem
Dokumentenmanagementsystem (DMS) reduzierst du diesen und sparst
außerdem noch viel Zeit.
Doch lohnt sich die Einführung eines DMS
in deinem Unternehmen? Um diese Frage zu beantworten, sollten wir uns
anschauen, wie ein DMS die täglichen Arbeitsprozesse unterstützen kann.
Versandkosten sparen
Lieferscheine,
Geschäftsbriefe und Rechnungen in Papierform müssen nicht nur versandt,
sondern auch gedruckt werden. Durch ein DMS kannst du diese Kosten
sparen.
Suchzeiten reduzieren
Das
Durchforsten von unzähligen Aktenordnern bei der Suche eines Dokuments
fällt mit einem DMS weg. Es bleibt mehr Zeit, um sich wichtigeren
Aufgaben zu widmen.
Orts- und zeitunabhängiger Zugriff
Werden
Dokumente digital erfasst und abgelegt, können befugte Personen zu
jeder Zeit und von überall aus auf diese zugreifen, wodurch
Arbeitsprozesse beschleunigt werden.
Rechtssichere Archivierung und automatische Löschungen
Je
nach Dokument gibt es unterschiedliche Archivierungsfristen, die
eingehalten werden müssen. Mit einem DMS kannst du Dokumente nach Bedarf
automatisiert löschen und rechtssicher archivieren.
Letztendlich
lohnt sich ein DMS für jedes Unternehmen, in dem das Drucken, Kopieren,
Verarbeiten und Versenden von Dokumenten zu den täglichen Aufgaben
gehört.